En nuestro Tutorial Excel de hoy, vamos a ver los primeros pasos para empezar a trabajar con las hojas de cálculo.

Al abrir la aplicación Excel 2013, en la primera pantalla que vemos, nos aparece en el lateral izquierdo los documentos abiertos recientemente (1) por si necesitamos seguir trabajando en alguno de ellos y, en el resto de ventana, nos aparecen distintas plantillas que podemos utilizar como base para nuestra hoja de cálculo. Si estamos conectados a Internet, podemos buscar (2) entre cientos de plantillas para encontrar la que se adapte más a nuestra necesidad, pero esto ya lo veremos más adelante. Para empezar, lo primero que necesitamos es abrir un “Libro en blanco” (3).

Tutorial Excel 3 Una vez abierto nuestro libro de Excel, nos aparece en pantalla la primera hoja (4) que lo compone múltiples celdas (3) y, en la parte superior tenemos una serie de pestañas (1) con las que podemos seleccionar la “cinta de opciones” (2) que necesitamos en cada momento, inicialmente nos encontraremos en la pestaña INICIO. El menú de la aplicación Excel cambió a partir de la versión 2007 pasando de ser el típico menú que hemos visto siempre (y que se utiliza en casi todas las aplicaciones de Windows) al menú llamado “Ribbon” mucho más visual y gráfico donde las opciones más utilizadas están más accesibles.
Podemos ajustar la forma de ver el excel para facilitarnos el trabajo (5), ampliando o disminuyendo el tamaño de las celdas o cambiando al diseño de página o vista previa para verificar el resultado de nuestro trabajo.

Tutorial Excel 5

Justo al lado de la pestaña de INICIO, está la pestaña de ARCHIVO. Vamos a ver las opciones principales de esta pestaña:

Si pulsamos en esta pestaña, en la parte izquierda nos aparece una serie de opciones de las cuales vamos a ver las principales y, más delante, en otros artículos, ya veremos el resto:

Nuevo: Nos lleva a la pantalla para abrir un nuevo documento ya sea en blanco o desde una plantilla.

Abrir: Desde aquí podemos abrir un documento ya existente. Por ejemplo un libro de la lista de recientes, si tenemos configurado OneDrive también podremos abrir documentos de la nube (ya lo veremos en otra ocasión) o desde alguna carpeta que tengamos en nuestro “Equipo”. Una vez pulsemos la ubicación dónde está nuestro archivo se nos abrirá la típica ventana de explorador para que podamos seleccionarlo.

Guardar: Nos guardará el documento en el que estamos trabajando actualmente. Si es la primera vez que lo guardamos, nos preguntará la ubicación y el nombre del archivo.

Guardar como: Esta nos guardará el documento en el que estamos trabajando preguntándonos la ubicación y el nombre aunque ya lo hayamos guardado previamente. Esta opción se suele utilizar para guardar una versión del documento en otra ubicación o con otro nombre para distinguirlo del que tenemos abierto.

Imprimir: Nos mostrará la impresora por la que se imprimirá el documento y las opciones disponibles según tu modelo.

Cerrar: Desde aquí podremos cerrar el documento. Si no has guardado los últimos cambios te preguntará si quieres hacerlo.
Manos a la obra.

La unidad de trabajo más simple en una hoja de cálculo es lo que llamamos Celda. En la celda podemos escribir texto, números, combinación de ambos, operaciones directas y formulas (las fechas son consideradas como números).
Para referirnos a una celda lo haremos con indicando la letra de la columna donde se encuentra y el número de la Fila:
Por ejemplo, la celda de la columna B y fila 5 la llamaremos B5.
Para referirnos a un grupo de celdas de la misma columna lo haremos como: C1:C6. Con esta expresión nos referimos a todas las celdas de la columna C comprendidas entre la fila 1 y la fila 6 ambas incluidas.
Algo similar utilizamos para referirnos a un grupo de celdas de la misma fila, esta vez cambiamos solamente la letra: A5:F5.
También podemos referirnos a un grupo de celdas compuesto por varias columnas y filas, para referirnos a él lo haremos de la forma: B5:E7. En esta expresión nos estamos refiriendo a todas las celdas de las columnas B, C,D y E y entre las filas 5,6 y 7.
Por último, para referirnos a un grupo de celdas pero que no colindantes, lo haremos nombrando a cada una de ellas separadas por punto y coma: C3;E5;F4;H3;I5;J7;K7

Vamos a ver un ejemplo de una hoja de gastos para ver cómo podemos utilizar diferentes tipos de datos:Tutorial Excel 4

Como vemos, en las celdas de la columna A y de la fila 2 hemos utilizado texto para especificar los tipos de gasto y los meses. También podemos ver que en la fila 1 hemos usado texto y números pero hay que tener en cuenta que realmente se tomará como si fuera todo texto, por lo tanto, no se podrán realizar operaciones como sumas, restas y otros cálculos con estas columnas. En las celdas de color blanco el contenido son números y, en las celdas de color anaranjado, hemos utilizados fórmulas para sumar los valores de la columna correspondiente y presentar el total. Las fórmulas empleadas ha sido: “=B3+B4+B5+B6” esta fórmula se escribe directamente en la celda pero, realmente, lo que veremos es el valor de la suma. Otra fórmula que nos daría el mismo resultado es: “=SUMA(B3:B6)” pero esto ya lo veremos más adelante.

Como se puede ver en el ejemplo, podemos dar color a las celdas, unir diferentes celdas para crear una nueva, modificar la letra y la forma de presentarla, … Todo esto lo veremos en la siguiente lección.

Bueno, hasta aquí la segunda lección de Tutorial Excel en el que hemos visto cómo podemos crear un nuevo libro Excel o abrir una ya creado. Y hemos profundizado en el concepto de Celda y los tipos de contenido que podemos poner en ella.

TRUCO: En la fila 2, donde hemos puesto todos los meses del año, no hace falta escribir todos los meses. Bastará con escribir Enero y, pulsando sobre el cuadradito que aparece en la esquina inferior derecha de la celda y arrastramos sin soltar hacia la derecha (o hacia abajo si lo queremos en vertical), hasta completar las doce celdas que necesitamos.

Tutorial Excel Truco 1