En la tercera entrega del Tutorial Excel, vamos conocer un poco más el entorno de trabajo. Ya hicimos una pequeña introducción del entorno en el artículo anterior y ahora, nos vamos a centrar en la parte alta y baja de la pantalla.
Vamos a ver qué es la barra de acceso rápido y cómo configurarla para acceder a las opciones que más utilizamos de una forma más rápida que si lo hiciéramos a través de la cinta de opciones. También, veremos qué es la barra de estado y qué información nos muestra mientras realizamos nuestro trabajo.

La barra de herramientas de inicio rápido

Empezaremos por la zona de la esquina superior izquierda, aquí encontramos lo que llamamos barra de herramientas de acceso rápido y, como su nombre indica, desde aquí accederemos a algunas de las opciones que ya se encuentran en el menú, pero de forma más directa.
Por defecto, aparecen tres opciones más un botón desplegable, el situado más a la derecha, que al pulsar sobre él, nos aparecerá un menú donde podremos seleccionar otras opciones que queremos que aparezcan en esta barra, evidentemente, si lo que queremos es quitar alguna opción porque no la necesitamos, también lo realizaremos desde aquí, deseleccionando la opción a eliminar.

Tutorial_excel_3_barra_de_inicio_rapido

Os describo brevemente las opciones que podremos utilizar desde la barra de herramientas de inicio rápido. Todas las volveremos a tratar debidamente en posteriores artículos:
Nuevo: Abre un nuevo libro Excel.
Abrir: Nos redirige a la opción de menú Abrir donde podremos seleccionar el fichero que queremos abrir para trabajar.
Guardar: Actualiza la copia guardada del libro Excel, si todavía no lo hemos guardado ninguna vez, nos preguntará la ubicación y el nombre con el que queremos guardar nuestro trabajo.
Enviar por correo electrónico: Nos creará un correo electrónico en blanco con el libro Excel adjunto utilizando el programa de correo que tengamos instalado en nuestro equipo. Si no tenemos un programa de correo instalado, no funcionará correctamente. No sirve el correo al que accedemos mediante una página web.
Impresión rápida: Imprime directamente nuestro trabajo por la impresora definida por defecto.
Vista previa de impresión e Imprimir: Nos abre el asistente de impresión desde donde podremos ver el resultado de cómo quedará nuestro trabajo impreso y configurar las opciones que deseemos para su impresión.
Ortografía: Realiza una revisión ortográfica del documento.
Deshacer: Con esta opción podremos deshacer hasta los últimos diez cambios que hayamos realizado. Si pulsamos el botón directamente deshará un cambio por pulsación pero si pulsamos sobre la flechita que aparece justo al lado, podremos seleccionar entre los últimos diez cambios.
Rehacer: Hace justo lo contrario al botón anterior. En el caso de que hayamos deshecho una o varios cambios, podremos volver a aplicarlos pulsando en este botón. Como podéis ver, también aparece una flechita a su lado con lo que podremos volver a aplicar hasta diez cambios que hayamos deshecho de forma directa.
Orden ascendente: Ordenar el rango de celdas que tengamos seleccionados de menor a mayor.
Orden descendente: Ordenar el rango de celdas seleccionado de mayor a menor.
Modo mouse/toque: Esta opción modifica el espacio entre las opciones del menú (cinta de opciones) ampliando el espacio entre opciones para mejorar el trabajo desde dispositivos táctiles.
Más comandos: Desde aquí, podremos seleccionar cualquier otro comando que utilicemos habitualmente y que no esté entre ya los comentados. Podremos escoger cualquier opción de las disponibles para Excel.
Mostrar debajo de la cinta de opciones: Desde aquí, podemos mover la barra de inicio rápido para que aparezca justo debajo de la cinta de opciones.
Hasta ahora hemos visto qué es y qué opciones podemos mostrar en la barra de opciones de inicio rápido.
En la parte superior derecha de la pantalla aparecen dos opciones más, más los tres botones (B) típicos de las ventadas del sistema operativo Windows de minimizar la aplicación a la barra de tareas de Windows, maximizar la ventana de Excel o cerrar la aplicación preguntándonos antes si queremos guardar el libro en el caso de que no lo hayamos hecho antes. Las otras dos opciones (A), propias de Excel, son muy sencillas: El botón del signo de interrogación nos abre la opción de ayuda, desde donde podremos buscar información sobre cualquier tema de la aplicación, y el otro botón que muestra una ventana con una flecha hacia arriba, nos servirá para definir el modo en el que queremos que se nos muestre la cinta de opciones:

Tutorial_excel_3_Opciones_Cinta

1. Ocultar automáticamente la cinta de opciones: La cinta de opciones permanecerá oculta mientras trabajamos en el área de trabajo. Para acceder a la cinta de opciones, deberemos subir el ratón hasta la parte alta de nuestra ventana y pulsar el botón izquierdo, las opciones estarán visibles hasta que trabajemos de nuevo en las celdas.
2. Mostrar pestañas: Mientras trabajamos, sólo se mostrarán las pestañas de la cinta de opciones. Las opciones permanecerán ocultas hasta que pulsemos sobre alguna de ellas.
3. Mostrar pestañas y comandos: Es la opción por defecto. Se mostrarán tanto las pestañas como las opciones en todo momento.

La barra de estado

En la barra de estado, se nos muestra información útil a la hora de trabajar sobre el estado de diferentes teclas o modos de edición, información de las celdas seleccionadas, …, todo ello según las opciones que habilitemos para auditar. Por poner un ejemplo, podemos ver si tenemos activado el bloqueo de las mayúsculas, o la suma de las celdas numéricas seleccionadas, …

Tutorial_excel_3_Barra_de_estado

Vamos a ver las opciones que podemos seleccionar:
Modo de celda: Nos indica el estado de la ceda actual, si está lista, si estamos introduciendo datos, …
Relleno rápido en las celdas en blanco: Nos muestra el número de celda de en blanco durante las operaciones de relleno rápido.
Relleno rápido en las celdas modificadas: Nos dice cuántas celdas se modificadas cuando usamos la opción de relleno rápido.
Firmas: Esta opción indica que el libro activo ha sido firmado digitalmente.
Directiva de administración de información: Esta opción indica que se ha utilizado Information Rights Management para restringir los permisos al contenido del libro activo.
Permisos: Esta opción muestra un icono situado junto al indicador Modo de celda en el que puede hacer clic para ver los permisos actuales de lectura y edición del documento. Este icono se mostrará solamente cuando se haya restringido el acceso al documento.

Bloq Mayús: Nos indica si tenemos activas las mayúsculas.

Bloq Num: Nos indica si tenemos activo el bloqueo numérico (teclas numéricas habitualmente en la parte derecha del teclado)
Bloq Despl: Nos indica si tenemos activo el bloqueo de desplazamiento.
Número fijo de decimales: Esta opción muestra el número de decimales por defecto siempre que tengamos definida la opción de insertar automáticamente un punto decimal en las opciones de Excel.
Modo de sobrescritura: Nos indica si la tecla INSERT está pulsada o no. Si está pulsada, al escribir en medio de un dato este se insertará, si está deshabilitada, los datos que escribamos sobrescribirán los que ya existían hacia la derecha.
Modo final: Nos informa si tenemos activo el modo final (tecla Fin pulsada). Si pulsamos la tecla FIN, activamos el modo final y, si a continuación pulsamos una de las flechas de dirección, nos dirigiremos a la celda más alejada en el sentido de la flecha en lugar de dirigirnos a la celda contigua. Es una forma rápida de dirigirnos a la primera o última celda de la fila/columna.
Grabación de macros: Nos habilitará un botón para comenzar la grabación de una macro o para pararla si ya estamos en proceso de grabación.
Modo de selección: Nos muestra uno el modo de selección de celdas en el que nos encontramos. Si pulsamos F8 entramos en el modo “ampliar selección” y con las flechas podremos ampliar la zona de celdas seleccionadas. Si pulsamos F8+Mayúsculas, entraremos en el modo “Agregar a la selección” podremos ir agregando celdas o grupos de celdas señalándolas con el ratón. Para salir de cualquiera de estos modos lo podemos hacer con la tecla ESC.
Número de página: Nos muestra el número de la página en la que estamos situados.
Promedio: Hace el promedio de las celdas que son numéricas entre las seleccionadas.
Recuento: Cuenta el número de celdas seleccionadas.
Recuento numérico: Cuenta el número de celdas con valor numérico de las seleccionadas.
Mínima: Nos muestra el valor más pequeño de las celdas numéricas seleccionadas.
Máxima: Nos muestra el valor más grande de las celdas numéricas seleccionadas.
Suma: Nos suma los valores numéricos de las celdas seleccionadas.

Tutorial_excel_3_Barra_de_estado_Ejemplo

Estado de la carga: Esta opción muestra una barra de progreso cuando subimos archivos a la web. No obstante, esté o no esta opción marcada, Excel siempre muestra esta barra cuando lo cree necesario.
Ver accesos directos: Muestra tres iconos con los que podemos cambiar el formato de vista “Normal”, “Diseño de página” o “Vista previa de salto de página”
Control deslizante de zoom: Nos habilita un botón deslizante para ampliar o disminuir el zoom de la zona de trabajo.
Zoom: Valor actual del zoom expresado en porcentaje.

Esto es todo de momento, hemos conocido un poco más el entorno de Excel. En el siguiente tutorial Excel, entraremos más en detalle en la zona de trabajo y en cómo utilizar las celdas, entrar datos, …
La cinta de opciones también la iremos viendo poco a poco, en sucesivos artículos, según dificultas y por grupo de acciones/opciones.

Nos vemos pronto.